Jak zaplanować trasy dostaw własnymi autami

Jutro rano jest do rozwiezienia czternaście przesyłek, w firmie stoją dwa busy, a kierowcy mają osiem godzin. Wiele firm układa taką trasę z głowy albo w arkuszu, bo jeden doświadczony pracownik wie, który klient leży po drodze. To działa do dnia, w którym ten pracownik ma urlop albo adresów robi się trzydzieści.

Co musisz wiedzieć o każdej przesyłce

Przed ułożeniem trasy o każdej przesyłce trzeba wiedzieć, pod jaki adres jedzie i czy mapa go zna, ile waży i zajmuje, w jakich godzinach klient jest na miejscu, czy płaci przy odbiorze i czy kierowca ma coś zabrać z powrotem. Najgorszy jest adres, którego mapa nie rozpoznaje. Trasa wygląda wtedy poprawnie, a kierowca kończy na innej ulicy. W planerze Complaia taki przystanek dostaje czerwony znacznik z przekreśloną pinezką. Jedno kliknięcie szuka adresu jeszcze raz albo pozwala postawić punkt na mapie ręcznie.

Po stronie aut liczy się ładowność w kilogramach, pojemność w metrach sześciennych i to, które auto jest wolne danego dnia. Dane pojazdu wpisuje się raz, we flocie. Dzięki nim planer porównuje ładunek z możliwościami auta i pokazuje pasek ładowności.

Jak wygląda trasa w planerze

W planerze tras Complaia przesyłki wysyłane własnym transportem czekają w puli na dole ekranu. Kliknięcie karty przesyłki albo jej pinezki na mapie dodaje ją do trasy i tworzy dwa przystanki: załadunek w magazynie i dostawę u klienta. Kilka przesyłek pod tym samym adresem liczy się jako jeden przystanek. Zwrot od klienta wchodzi na trasę podobnie, jako odbiór u klienta i rozładunek w magazynie. Pulę można sortować po terminie dostawy, po tym, czy przesyłka jest za pobraniem, albo po bliskości trasy, czyli po tym, jak blisko leży przesyłka od przystanków, które już są na trasie.

Potem wybierasz pojazd, kierowcę, miejsce wyjazdu i datę. Auto albo kierowca przypisany do innej niezamkniętej trasy w tym samym terminie ma plakietkę „zajęty", więc planer pilnuje, żeby nie trafił na dwie trasy naraz. Trasę można zapisać wcześniej, a zatwierdzić, kiedy ma pojazd, kierowcę i datę. Przy dwóch autach podziel najpierw przesyłki między pojazdy, a dopiero potem układaj kolejność na każdej trasie osobno.

Godziny przyjazdu to szacunek

Planer liczy przyjazdy z założeń, które zapisują się razem z trasą. Domyślnie to 12 minut na załadunek, 16 minut na dostawę w punkcie, dostawy między 8:00 a 18:00 i okno dostawy szerokie na dwie godziny. Dziesięć przystanków po 16 minut to prawie trzy godziny stania pod adresami, bez minuty jazdy, więc te liczby wpływają na plan bardziej, niż się wydaje. Wniesienie szafy na trzecie piętro trwa inaczej niż zostawienie paczki w recepcji, dlatego po kilku tygodniach prawdziwych tras dopasuj je do swoich dostaw. Dostawa, do której planer liczy przyjazd o 18:00 lub później, przechodzi na 8:00 następnego dnia.

Przedziały dostaw i ładowność działają jak ostrzeżenia. Jeśli przy przystanku ustawisz przedział dostawy, a wyliczony przyjazd wypadnie po nim, przystanek dostaje znacznik „po przedziale". Termin z zamówienia planer pokazuje przy przystanku jako informację. Pasek ładunku robi się pomarańczowy od 80 procent limitu pojazdu i czerwony powyżej 100 procent. Ostrzeżenia podpowiadają, a decyzja o zapisie i zatwierdzeniu trasy zostaje u planisty.

Co robi optymalizacja tras

Przycisk „Optymalizuj kolejność" ustawia przystanki jednej trasy tak, żeby łączna odległość była mała. Zaczyna od najbliższego sąsiada, poprawia kolejność odwracaniem fragmentów trasy, a odległości liczy w linii prostej. Pilnuje przy tym, żeby dostawa była po swoim załadunku, i zostawia w spokoju przystanki z zablokowaną pozycją albo stałą godziną.

Optymalizacja sprawdza się tam, gdzie odległość w linii prostej mniej więcej odpowiada odległości po drogach, na przykład przy kilkunastu przystankach w jednym mieście. Przy trasie z rzeką, zamkniętą ulicą albo kilkoma przeprawami obejrzyj wynik na mapie. Przedziały dostaw i ładowność zobaczysz potem na znacznikach przy przystankach i na pasku ładunku. Jeśli kolejność nie odpowiada, przycisk „Cofnij" przywraca poprzednią.

Zanim kierowca wyjedzie

Zatwierdzenie trasy wymaga pojazdu, kierowcy i daty. Po zatwierdzeniu kierowca dostaje powiadomienie, a biuro może wysłać klientom e-mail z terminem dostawy i prośbą o potwierdzenie. Wysyła się go przyciskiem, sam nie wychodzi. Magazyn ładuje auto, skanując paczki, a pierwszy zeskanowany kod zmienia status trasy na „w trakcie". Z trasy można wydrukować etykiety paczek, listy przewozowe CMR i listę dla kierowcy.

W trasie

Kierowca ma w aplikacji listę przystanków, mapę i nawigację. Przy doręczeniu skanuje paczki, a firma ustala, czy wymaga też zdjęcia, podpisu albo kodu PIN od odbiorcy. Kiedy klienta nie ma pod adresem, kierowca zgłasza nieudaną dostawę i wybiera powód z listy. Przesyłka wraca do puli ze statusem „niedostarczone" i czeka na kolejną trasę. Przy dostawie częściowej reszta paczek staje się nową przesyłką, którą biuro planuje od nowa.

Biuro widzi pozycję auta na mapie, odświeżaną mniej więcej co minutę. Ślad przejazdu jest przechowywany przez 14 dni od daty wyjazdu, a skany i dostawy zostają w systemie.

Pierwszą trasę najłatwiej sprawdzić na dniu, który już znasz. Weź dostawy z zeszłego tygodnia, wpisz je jako przesyłki własnym transportem, ułóż trasę w planerze i porównaj z tym, którędy pojechał kierowca. Różnice pokażą, które założenia czasowe są do poprawy. Taki test mieści się w 14 dniach próbnych, bez podawania karty. Resztę funkcji logistyki opisuje strona funkcji.