Ile kosztuje system ERP dla małej firmy

Cena ERP zależy od tego, za co dostawca każe płacić. Dwie oferty o podobnej kwocie na pierwszej stronie mogą po roku kosztować zupełnie co innego, bo jedna rośnie z liczbą osób, a druga z liczbą zamówień. Zanim porównasz kwoty, ustal, według czego są liczone.

Trzy sposoby rozliczania

Pierwszy to licencja. Płacisz jednorazowo za prawo do korzystania z programu, a potem osobno za aktualizacje i pomoc techniczną. Kwota na początku jest duża, a koszty roczne zależą od umowy serwisowej.

Drugi to abonament za konta. Płacisz co miesiąc, a kwota zależy od liczby osób, które mogą się zalogować. Funkcje, moduły i liczba zamówień nie wpływają na rachunek.

Trzeci to abonament za funkcje albo za wolumen. Moduły dokupuje się osobno albo opłata rośnie wraz z liczbą zamówień lub dokumentów. Początkowa cena bywa niska, a rachunek rośnie razem ze sprzedażą.

Koszty poza ceną programu

Do ceny abonamentu dochodzą rzeczy, które dostawca często podaje osobno: wdrożenie, szkolenie, integracje ze sklepami i kurierami, dodatkowe moduły i opłaty od zamówień. Zapytaj o każdą z nich i poproś o odpowiedź na piśmie. Zapytaj też, czy cena zmienia się po okresie próbnym.

Jest jeszcze koszt, którego nie zobaczysz w ofercie, czyli czas Twoich ludzi. Ktoś musi wprowadzić produkty, przeszkolić magazyn i przez kilka tygodni pracować na dwóch systemach naraz. Uczciwa kalkulacja liczy go razem z abonamentem.

Jak liczy Complaia

Complaia rozlicza się za aktywne konta użytkowników. Wszystkie moduły są w każdym planie, zamówień możesz mieć bez limitu, a aplikacja mobilna, terminal na hali i integracje są w cenie. Ceny na stronie podane są netto, za miesiąc.

Starter kosztuje 390 zł i obejmuje do trzech aktywnych kont. Standard kosztuje 890 zł i obejmuje do dziesięciu kont, a Pro 1 790 zł i do dwudziestu pięciu. Dodatkowe konto ponad limit kosztuje 99 zł miesięcznie, niezależnie od planu. Enterprise, bez limitu kont, jest wyceniany indywidualnie.

Trzy przykłady z różnych firm. Mała firma handlowa z właścicielem, magazynierem i księgową ma trzy konta i płaci 390 zł.

Firma produkcyjna z trzema osobami w biurze i sześcioma na hali ma dziewięć kont, bo każdy pracownik hali ma własne konto, żeby było wiadomo, kto co zgłosił. Płaci 890 zł za plan Standard, ponieważ Starter z sześcioma dodatkowymi kontami kosztowałby 984 zł.

Firma z własnym transportem, w której pracuje sześć osób w biurze, cztery w magazynie i dziesięciu kierowców, ma dwadzieścia kont. W planie Pro płaci 1 790 zł, a Standard z dziesięcioma dodatkowymi kontami kosztowałby 1 880 zł. Gdy dodajesz konta, Complaia sama podpowiada tańszy plan.

Konto zajmuje miejsce tylko wtedy, kiedy jest aktywne. Pracownika, który odszedł albo ma długą przerwę, dezaktywujesz i przestaje się wliczać do limitu, a jego miejsce zajmie ktoś inny. Rachunek zmienia się dopiero wtedy, kiedy zmniejszysz liczbę dokupionych kont, i dotyczy to najbliższego odnowienia.

Co się dzieje, gdy zmniejszasz plan albo przestajesz płacić

Przejście na wyższy plan działa od razu, a z karty pobierana jest tylko różnica za dni do końca okresu. Przejście na niższy działa od końca opłaconego okresu. Jeśli po obniżeniu planu aktywnych kont jest więcej niż miejsc, Complaia wyłącza nadmiarowe konta, zaczynając od najnowszych. Właściciel nigdy nie jest wyłączany, a osoba zarządzająca subskrypcją może potem wybrać, kto zostaje aktywny.

Kiedy opłata za odnowienie się nie powiedzie, wszyscy pracują dalej przez 24 godziny, a system ponawia płatność. Po tym terminie dostęp jest wstrzymany do zapłaty, a ekran subskrypcji, dane firmy i zgłoszenia do wsparcia działają nadal. Przycisk „Przywróć i opłać" przywraca ten sam plan i te same dodatkowe konta. Po anulowaniu subskrypcja działa do końca opłaconego okresu, potem dostęp jest ograniczony, a dane zostają nienaruszone.

Pytania do umowy

Przed podpisaniem zapytaj, po czym liczony jest limit i co się dzieje po jego przekroczeniu, jaki jest okres wypowiedzenia i czy rozliczenie jest miesięczne. Zapytaj też, co stanie się z danymi po rezygnacji, w jakim formacie możesz je wyeksportować i czy za integracje, dodatkowe moduły albo zamówienia obowiązują osobne opłaty.

W Complaia rozliczenie jest miesięczne i subskrypcję można anulować w każdej chwili. Eksport obejmuje faktury w CSV i UBL oraz stany magazynowe w CSV. Firmy wdrażają Complaia same, więc nie ma osobnej opłaty za wdrożenie ani za moduły. Enterprise jest wyceniany indywidualnie. Etykiety kurierskie są płatne u przewoźnika według Twojej umowy z nim.

Jak to sprawdzić w praktyce

Okres próbny trwa 14 dni i nie wymaga karty. Masz w nim tyle miejsc, ile obejmuje najmniejszy plan, czyli trzy aktywne konta. Policz własny zespół na podstawie tego, kto będzie się logować, i dodaj pracowników hali, bo każdy z nich ma własne konto. Opis planów, dokupowania kont i zmian znajdziesz w dokumentacji w części Subskrypcja i płatności. Jak wybrać system, opisuje artykuł o siedmiu pytaniach przed demo, a zakres funkcji pokazuje strona funkcji.