Jak wybrać system ERP: siedem pytań przed demo

System ERP to program do zarządzania firmą, który łączy sprzedaż, magazyn, produkcję, transport i faktury w jednym miejscu. Pokaz u dostawcy zwykle opiera się na czystych danych i zamówieniu, które przechodzi bez zakłóceń. Po zakupie okazuje się, że Twoje zamówienia mają zaliczkę, część towaru jedzie osobno, a klient odsyła połowę. Przygotuj więc listę pytań przed pierwszą rozmową i zadaj te same każdemu dostawcy.

Siedem pytań poniżej dotyczy firmy, która sprzedaje, wytwarza, magazynuje albo wozi towary fizyczne. Przy każdym podaję, co odpowiada Complaia.

Czy jedno zamówienie przejdzie przez cały proces bez przepisywania?

Zacznij od drogi własnego zamówienia, dopiero potem patrz na listę funkcji. Wypisz, co się z nim dzieje: przyjęcie, ewentualna produkcja, rezerwacja towaru, pakowanie, wydanie kurierowi lub załadunek na auto, dostawa i faktura. Potem poproś dostawcę, żeby na demo przeprowadził jedno Twoje prawdziwe zamówienie, najlepiej to niewygodne, z wysyłką w częściach albo ze zwrotem.

W Complaia zamówienie przechodzi przez te etapy w jednym systemie. Karta zamówienia ma zakładki z przesyłkami, produkcją, fakturami oraz reklamacjami i zwrotami, a status zamówienia wynika z tego, co zrobili magazyn i transport. Stan magazynowy spada dopiero wtedy, kiedy spakowane pudło opuszcza magazyn, a nie przy pakowaniu.

Które integracje działają dziś, a które są zapowiedziane?

Poproś o listę z podziałem na to, co działa, i to, co dopiero będzie, oraz o opis, w którą stronę płyną dane.

Complaia pobiera zamówienia z Allegro, WooCommerce, Shoper i PrestaShop oraz z integratorów Apilo i BaseLinker, a przesyłki nadaje przez InPost, DHL, DPD i FedEx. To, czy dana integracja wymienia też statusy, płatności i numery przesyłek, opisuje dokumentacja konektorów. Integracje zapowiedziane są na stronie integracji w osobnych sekcjach „W trakcie wdrażania" i „Wkrótce".

Kto co widzi i czy ustawisz to sam?

Zapytaj, czy role są gotowe, czy można je zmieniać i czy księgowy musi widzieć ceny zakupu. Sprawdź też, czy właściciel konta jest chroniony przed przypadkowym odebraniem uprawnień.

Complaia daje na start siedem ról: Właściciela, Administratora, Użytkownika, Pracownika produkcji, Kierowcę, Magazyniera i Księgowego. Własne role tworzysz sam i wybierasz, które uprawnienia do nich należą, moduł po module. Osoba bez żadnego uprawnienia w danym module w ogóle nie widzi go w menu. Rola Właściciela jest chroniona i tylko jedno konto, to, które zarejestrowało firmę, ją ma. Administrator ma dostęp do wszystkiego poza subskrypcją, więc rozliczenia zostają u Właściciela.

Co system robi na hali i w terenie?

Poproś o pokaz na urządzeniu, które będą mieli Twoi ludzie. Zapytaj, w jakich językach pracownik zobaczy ekran, ile komputerów trzeba kupić i czy każdy musi mieć konto.

W Complaia pracownik hali zgłasza pracę na wspólnym terminalu przy stanowisku albo w telefonie, a magazynier i kierowca mogą pracować z aplikacji mobilnej. Terminal i aplikacja działają w pięciu językach: polskim, angielskim, niemieckim, francuskim i ukraińskim. Każdy pracownik ma własne konto, żeby wiadomo było, kto co zrobił. Produkcja w telefonie zaczyna się od zeskanowania kodu z ekranu terminala, a sam terminal potrzebuje połączenia z serwerem.

Czy widać, kto co zmienił?

Kiedy klient twierdzi, że zamówienie miało inną ilość, a pracownik, że niczego nie zmieniał, rozstrzyga to historia zmian. Zapytaj, jak długo przechowywane są wpisy.

Dziennik zdarzeń w Complaia zapisuje zmiany i logowania: co się stało, w którym module, kto to zrobił i kiedy, a przy edycji także wartość przed zmianą i po niej. Zwykłe wpisy są przechowywane 365 dni, krytyczne 730. Starsze wpisy są usuwane automatycznie, więc to, co trzeba będzie udowodnić po dłuższym czasie, zapisz poza systemem.

Jak wygląda kontakt ze wsparciem?

Poproś o czas odpowiedzi na piśmie i zapytaj, gdzie zgłasza się problem oraz w jakich godzinach ktoś odpowiada.

W Complaia zgłoszenie zakłada się w systemie. Dostaje numer, rodzaj (błąd, sugestia, pytanie, rozliczenia lub inne), status i wątek, w którym odpowiada zespół. O kolejności prac decyduje zespół.

Jak wygląda wyjście z systemu?

To pytanie dotyczy dnia, w którym zechcesz zmienić dostawcę. Zapytaj, co możesz wyeksportować, w jakim formacie i czy z limitem.

W Complaia wyeksportujesz faktury do pliku CSV oraz do plików UBL, jednym eksportem do 2000 dokumentów, oraz stany magazynowe produktów do pliku CSV. Po anulowaniu subskrypcji system działa do końca opłaconego okresu, potem dostęp jest ograniczony, a dane pozostają nienaruszone.

Cena i umowa

Policz cenę dla swojej liczby ludzi i sprawdź, czy opłata nie zależy od liczby zamówień. Jak liczyć, opisuje artykuł o kosztach systemu ERP. W Complaia moduły są we wszystkich planach, a cena zależy od liczby aktywnych kont. Rozliczenie jest miesięczne i subskrypcję możesz anulować w każdej chwili.

Jak sprawdzić system na własnym zamówieniu

Okres próbny trwa 14 dni i nie wymaga karty. W tym czasie masz tyle miejsc, ile obejmuje najmniejszy plan, czyli trzy aktywne konta, więc zaproś dwie osoby, które będą z niego korzystać na co dzień. Konfigurator zajmuje około pięciu minut. Wgraj kilka produktów z pliku CSV albo XLSX, wpisz to niewygodne zamówienie i przeprowadź je od początku do faktury. Jeśli to zamówienie przejdzie bez przepisywania, masz odpowiedź na pierwsze z siedmiu pytań.

Szczegóły opisuje strona funkcji, a krok po kroku całą drogę zamówienia pokazuje dokumentacja w części Jak przebiega praca. Pierwsze uruchomienie opisuje lista kontrolna wdrożenia.